口译询价之前，先把活动说清楚，比直接比较一个日价更有用。不同语言组合、会议形式和准备条件，可能对应不同的工作安排。以下六类信息可以帮助双方讨论实际范围。
语言：谁与谁沟通
列出发言者与听众使用的语言，说明是否需要双向沟通。活动中如果会切换语言，也应提前告知。不能只用“外宾”概括所有人的语言需求。
姓名、机构名称和专业词汇如已有确认译法，可以一并提供。这样有助于把人员匹配和准备工作建立在同一份信息上。
形式：沟通怎样进行
说明是会议发言、商务洽谈、参观陪同还是其他活动；是否已经确定交替传译、同声传译或远程安排。不同形式对活动节奏、设备和协作有不同要求。
如果尚未确定，提供议程、人数和互动方式，再讨论适合的形式，不必先套用一个服务名称。
领域：需要理解哪些内容
介绍活动主题、产品或技术背景，以及预计涉及的专业程度。演示稿、发言提纲、相关文件和术语参考，比一句“商务英语”更能说明准备难度。
资料还未定稿时，可以说明预计提供时间和可能变化的位置。不能提供的材料也应明确，让准备范围与可获得信息相符。
地点：现场还是远程
现场项目需要准确地点和相关行程；远程项目需要会议平台、接入方式和参与者所在时区。涉及多个会场或移动参观时，应说明环节如何衔接。
设备、差旅及现场支持由谁安排，需要在方案中写清，不能默认已包含在一个笼统报价里。
时间：活动之外还有哪些环节
提供日期、每天议程、预计开始结束时间，以及准备会、彩排或测试需求。连续工作、休息和人员安排应结合实际议程确认，不按未经核实的固定日产能推算。
议程变化后，及时核对它是否影响既定人员与服务范围。
配套要求：怎样确认交付边界
列出资料处理要求、现场联系人、设备测试、录音录像安排及其他需要提前讨论的事项。把这些问题放入同一份需求说明，可以减少双方对“已包含”内容的不同理解。